Une adresse email qu’est-ce que c’est?

Pour faire l’analogie avec le courrier papier, l’adresse [...]]]> Moyen de communication des temps modernes, le mail sans aucun doute remplace le courrier papier dans bon nombre de cas. Mais pour pouvoir l’utiliser il vous sera nécessaire d’avoir une adresse email. Comment la choisir et où la créer ?

Une adresse email qu’est-ce que c’est?

Pour faire l’analogie avec le courrier papier, l’adresse email symbolise votre adresse postale. Il est donc logique si vous désirez que quelqu’un puisse vous répondre d’en disposer d’une.
De nos jours rien de plus simple, il existe des dizaines de sites Internet vous permettant de créer gratuitement une adresse.
Mais regardons d’un peu plus près de quoi celle-ci est constituée.

Tout d’abord nous pouvons remarquer qu’elle se divise en 2 parties séparées par le symbole @

La première partie est celle que vous pourrez choisir lorsque vous créerez votre adresse. Si l’on continue à faire l’analogie avec le courrier papier, cela correspondra à votre rue et numéro de maison.

La 2e partie quant à elle vous sera imposée par l’hébergeur de votre boîte email (Exemple si vous créez une boîte sur le site de Google, Gmail, cette 2e partie sera gmail.com, si vous l’aviez créé sur Hotmail elle aurait été hotmail.com ou encore hotmail.fr), il s’agira en fait du nom de domaine de celui-ci.

Dans notre analogie avec le courrier papier, on peut donc comparer cette 2e partie à votre ville et pays.

La première étape pour se créer une adresse email est donc de choisir un hébergeur.

Pour se faire 2 choix s’offre à vous

• Choisir un hébergeur gratuit
  Gmail (http://www.gmail.com/),  Hotmail (http://www.hotmail.com/), Yahoo (http://www.yahoo.fr/), … le choix ne manque pas, il y a d’ailleurs de grandes chances que votre fournisseur d’accès Internet vous propose également avec votre abonnement la possibilité de créer une ou plusieurs adresses chez lui.

• Acheter votre propre nom de domaine auprès d’une société proposant ce service
  Il est maintenant très facile et pour pas très cher d’acquérir son propre nom de domaine et donc de pouvoir choisir ce que l’on veut avoir dans la 2e partie de son adresse email.

Par exemple si vous créée une société en Belgique, vous pouvez acquérir le nom de domaine masociete.be (où masociete est le nom de celle-ci bien entendu), masociete.com ou encore masociete.eu.
Cela vous permettra d’avoir des adresses emails très professionnel avec le nom de votre société.

Si vous êtes un particulier pourquoi ne pas vous laisser tenter par l’achat du nom de domaine portant votre nom de famille (dans mon cas dufoort.be)
Bien entendu pour pouvoir acquérir le nom de domaine il faut que celui-ci soit toujours disponible (un article sera publié prochainement sur les noms de domaine)

 Une fois votre choix effectué, vous devrez choisir la première partie de votre adresse email (celle avant le @)

Ce choix n’est pas à prendre à la légère, car quand quelqu’un voudra communiquer avec vous il devra connaitre votre adresse.
Evitez donc les noms trop compliqués, il faut savoir rester simple et en même temps pratique.

La combinaison la plus courante et la plus efficace est de choisir votre prénom suivi d’un point, puis de votre nom (si vous avez choisis d’acquérir un nom de domaine portant votre nom de famille, ne conservez que votre prénom, inutile de vous répéter).

Attention que dans une adresse email vous ne pouvez utiliser de caractères accentués, de caractères spéciaux (comme le ç, le & ou encore « ) ou encore d’espace.

Si vous comptez utiliser cette adresse pour des communications « officielles » (par exemple l’envoi de CV ou la communication avec des sociétés), je ne peux que trop vous conseiller ce genre de format d’adresse, évitez d’utiliser des pseudonyme (par exemple: tati59) sous peine de passer pour quelqu’un de pas très sérieux auprès des personnes qui traiteront votre email.

Comment puis-je consulter ma boîte email?

Il y a généralement 2 moyens de consulter votre boîte email

• Via un Webmail
  Il s’agit d’un site Internet vous permettant de visionner le contenu de votre boîte ainsi que de répondre ou d’envoyer vos emails. L’adresse de ce site vous est fournie par votre hébergeur
• Via un client de messagerie
  Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, …, il existe pas mal de programmes payants ou gratuits permettant de télécharger le contenu de votre boîte email sur votre PC pour avoir plus de faciliter à gérer vos emails

Vous retrouverez également maintenant la possibilité d’avoir un client de messagerie sur votre téléphone portable, tablette ou autre appareil mobile. Avec la démocratisation des connexions Internet via ces appareils mobiles, le grand public peut maintenant profiter de cette fonctionnalité qui était précédemment réservée aux professionnels.

Quelques conseils:

• Prenez le temps de bien choisir votre adresse email, car elle vous représente

• Ayez 2 boîtes emails
• Une pour les communications « officielles » (par exemple l’envoi de CV) et pour les inscriptions sur les sites importants (banques, achat en ligne, services d’états, …)
• Une autre plus pour le cadre privé que vous pourrez communiquer à tout le monde sans problème et pour vous inscrire sur tous les sites moins importants (forum, chat, portails de services, …) ou pour vous inscrire sur les newsletters (lettres d’informations)

• Ayez un mot de passe correct pour protéger l’accès vos boîtes emails, évitez les mots de passe trop simple ou que quelqu’un vous connaissant un peu puisse facilement retrouver (évitez par exemple le nom de vos enfants ou de votre animal de compagnie), les vols d’identités virtuelles sont choses courantes sur Internet

Dernière chose à ce sujet, cela concerne un abus de langage, j’entends souvent des utilisateurs utiliser le terme « mon site » pour désigner leur adresse email. Cela prête à confusion, en effet le terme site désigne un site Internet et non une boite mail, préférez donc utiliser le bon terme afin d’éviter les mauvaises interprétations.

Qu’elle vous apporte bonheur et réussite, mais surtout une bonne santé.

Le mail remplace de nos jours nos bonnes vieilles lettres, fini le bloc de papier ligné et le [...]]]> L’utilisation de l’email est devenue plus que commune, toute personne se connectant à Internet finie tôt ou tard par succomber à ce moyen de communication moderne. Malheureusement on oublie vite les règles d’utilisation de cet outil.

Le mail remplace de nos jours nos bonnes vieilles lettres, fini le bloc de papier ligné et le stylo à bille, place au clavier et à la souris.
Mais comme pour la lettre papier, il y a quelques éléments à respecter, tant au niveau politesse qu’au niveau technique.

De quoi se compose un email? Voici les différents éléments faisant partis d’un email et les bonnes pratiques liées à ceux-ci

• Un expéditeur: Vous en l’occurrence, il s’agira de votre email composé de ce fameux @. Il est très facile aujourd’hui de disposer d’une ou plusieurs adresses email. Lorsque vous envoyez un email choisissez toujours de le faire avec l’adresse email la plus adéquate, évitez les adresses du type totoleplusbeau@hotmail.com ou lastardu59@gmail.com pour l’envoi d’emails importants comme une demande d’emploi ou de stage par exemple, préférez une adresse prenom.nom@…. Ou encore mieux prenom@nom.be (.be pour la Belgique dans ce cas) si vous en avez l’occasion.
  Pour plus d’informations sur les adresses emails je vous invite à lire cet article
• Un ou plusieurs destinataires: quelques règles à respecter quant aux destinataires, la première d’entre-elles est d’éviter d’envoyer l’email à plusieurs adresses d’une même personne, en effet ce n’est parce que celle-ci recevra plusieurs fois celui-ci qu’elle vous répondra plus vite! Si vous hésitez sur le choix d’une adresse le plus simple est de voir avec quelle adresse cette personne vous a envoyé son dernier email. Ou encore mieux de lui poser la question, car certaines personnes utilisent volontairement plusieurs adresses pour envoyer leurs emails, et cela en fonction de la situation (une adresse professionnelle, une adresse privée, une adresse pour les inscriptions sur Internet, …)
  2e règle importante, si vous devez envoyer le mail à plusieurs personnes, il faut déterminer le champ dans lequel placer l’adresse.
  Vous avez à disposition 3 champs:
• A: Il s’agit du champ de base pour les destinataires, vous y placerez les adresses des personnes à qui l’email est adressé.
• CC: ou Copie Carbone, ce champ contiendra la liste des personnes devant recevoir une copie de votre email, ces personnes n’étant pas directement concernées par celui-ci.
  Exemple vous envoyez un email à votre agent de voyage, vous placerez donc celui-ci dans le champ A, par contre vous placerez votre époux ou épouse dans le champ CC car l’email ne lui est pas directement adressé, mais son contenu (et la réponse) est susceptible de l’intéresser
• CCI: ou Copie Carbonne invisible, tout comme le champ CC, il s’agit d’une copie de votre email qui sera envoyé à des personnes indirectement concernées. La différence avec le champ CC est située dans le fait que les destinataires ne verront la liste des personnes placées dans le champ CCI
  Ce champ est très utile si vous désirez transmettre un email à pas mal de personnes sans pour autant que celles-ci récupèrent toutes les adresses de vos connaissances.
  Par exemple vous organisez un barbecue et vous envoyez l’invitation par email, plutôt que de mettre tous les destinataires dans le champ A, placez-les en CCI, dans le champ A vous pouvez placer votre adresse. Le mail partira donc vers votre adresse ainsi que vers tous vos invités, mais ceux-ci verront que le mail a été envoyé vers votre adresse, sans voir la liste des autres adresses.

• Le sujet: Très important, il permettra à votre destinataire de juger rapidement du contenu de votre email, il pourra ainsi par exemple définir ses priorités de lecture s’il n’a pas le temps le lire l’entièreté de sa boîte.
  Evitez  d’écrire votre sujet entièrement en majuscule, c’est comme si vous hurliez celui-ci.
  Si vous ne définissez pas de sujet, il y a de fortes chances pour que votre email n’arrive pas à destination, il sera bloqué par les filtres anti-SPAM.

• L’indicateur important: Ce petit point d’exclamation rouge que vous pouvez ajouter sur votre email pour signaler que celui-ci est important. Votre email sera un peu plus visible au niveau de la boîte de votre destinataire, à ne pas utiliser à tort et à travers.

• L’accusé de réception: Si vous demandez un accusé de réception, chaque serveur par lequel votre email transitera vous signalera qu’il a bien transmis celui-ci au serveur suivant, et le serveur hébergeant la boîte de votre destinataire vous signalera qu’il a bien remis l’email dans la boîte. Ça c’est la théorie, en pratique beaucoup de serveur ont cette fonctionnalité désactivée, il est donc fort probable que vous ne receviez pas tous les messages, voir aucun message d’information.

• L’accusé de lecture: Vous pouvez demander un accusé de lecture sur votre email, lorsque votre destinataire recevra votre email, son client de messagerie (Outlook, Thunderbird, Windows Mail, …) lui indiquera que vous avez demandé un accusé de lecture et il aura le choix de l’envoyer ou non. Donc, ce n’est pas parce que vous n’avez pas reçu votre accusé que votre mail n’a pas été lu, c’est juste parce que votre destinataire n’a pas souhaité l’envoyer, ou bien encore parce que son client de messagerie par lequel il récupère ses emails ne gère pas cette fonctionnalité.
  Evitez de demander systématiquement des accusés de lecture sur tous vos emails, à la longue cela devient très vite agaçant pour vos destinataires. Préférez utiliser ce système pour avoir des confirmations de lecture sur des mails important et pour lequel vous n’attendez pas forcément une réponse.

• Les pièces jointes: Vous pouvez joindre des fichiers à votre email. Ici aussi quelques règles s’imposent. Tout d’abord la taille totale des fichiers que vous envoyez ne doit pas être excessive, un mail de 1Mo est un très gros mail (je vous invite à lire l’article dédié à cette problématique)
  Ensuite n’envoyez pas n’importe quoi comme fichier, en effet certains types de fichiers sont réputés comme étant porteurs de virus (par exemple: les fichiers Word, les fichiers EXE, …) et risquent d’être bloqués par les logiciels de protection (Anti-Virus, Anti-SPAM,…), pour les documents préférez le PDF et pour les images le JPG ou le PNG, mais faite toujours attention à la taille des fichiers que vous joigniez.
  Attention également au nom des fichiers que vous envoyez, si vous répondez par exemple à une annonce où il vous faut joindre une photo de vous, évitez les noms du style moi.jpg ou ibiza2011.jpg, préférez l’utilisation de votre prénom et votre nom.

• Le corps du message: Voici le contenu de votre email. Le fait que ce soit un message virtuel ne vous dispense pas des formules de politesse, un bonjour en début de message et une salutation en fin ne va pas vous prendre beaucoup plus de temps.
  N’oubliez pas que, comme pour le sujet, l’utilisation des mots écrits tout en majuscule donne l’impression que vous criez ce qui est écrit.
  Evitez à tout prix le langage SMS, soyez clair dans ce que vous écrivez sinon la personne aura beaucoup de mal à vous comprendre et ne prendra peut-être pas la peine de vous lire entièrement, ni même de vous répondre.
  Une fois votre email terminé, relisez-le, une erreur d’inattention peut s’y être glissée et le rendre difficilement compréhensible.
  Faites également attention à l’orthographe, de plus de nos jours vous avez souvent un correcteur orthographique intégré, même s’il ne corrige pas toutes les fautes, utilisez-le.
  Si vous devez écrire un long mail, pensez à aérer votre texte, il sera plus facile à lire pour votre destinataire.
  Et surtout évitez toutes les fantaisies de mise en forme (changer la couleur de fond, utiliser des polices d’écritures peu courantes avec des couleurs trop vives, …), restez simple, s’il faut mettre certains éléments en évidence utilisez la mise en gras ou en italique, vous pouvez également changer la couleur du passage tout en restant dans des couleurs simples.

En respectant ces différentes règles vous email arrivera de manière plus sûr à destination (avec moins de risques de se faire bloquer par une protection Anti-SPAM), mais également vous serez agréable envers vos correspondants, il y a donc plus de chance qu’ils vous répondent rapidement (ou répondent tout court).

Dernière petite chose importante dans la communication par email. Lorsque vous recevez un email et que vous voyez qu’il vous est adressé (votre adresse apparait dans le champ A), mais que vous n’êtes pas le seul à le recevoir (d’autres personnes sont présentes dans le champ A ou le champ CC, lorsque vous répondrez, utilisez la fonction « Répondre à tous » au lieu de « Répondre » toutes les personnes qui ont reçu le mail ainsi que l’expéditeur recevront votre réponse.

Lorsque vous achetez votre ordinateur celui-ci vous est généralement fourni avec Windows et toute une série d’applications. Par la suite vous allez rajouter d’autres applications sur votre poste.
Tous ces éléments sont [...]]]> En informatique, le terme « Mise à jour » (ou « update » en anglais) revient assez souvent, mais au final qu’est-ce que c’est ?

Lorsque vous achetez votre ordinateur celui-ci vous est généralement fourni avec Windows et toute une série d’applications. Par la suite vous allez rajouter d’autres applications sur votre poste.
Tous ces éléments sont installés sur votre poste dans une certaine version. Et les versions évoluent au fur à mesure du temps et des retours utilisateurs, les éditeurs vous proposeront de les mettre à jour.

Mais que va-t-on retrouver dans ces mises à jour ?

• Des corrections de bugs.

Un bug (ou bogue pour le terme francisé) est une erreur dans le développement de l’application qui cause un dysfonctionnement du programme plus ou moins grave, cela peut aller du simple problème d’affichage (par exemple un champ de texte qui apparaît dans une couleur qui n’est pas la sienne) à des problèmes plus sérieux causant la fermeture inopinée de l’application.

• Des corrections de failles de sécurité

•  De nouvelles fonctionnalités

L’évolution du matériel, la concurrence sur le marché, les modes, … sont autant de raisons qui poussent les concepteurs à faire évoluer leurs produits. Une mise à jour peut donc contenir de nouvelles fonctionnalités venant s’ajouter à celles existantes. Il est à noter que les concepteurs de logiciels vous demanderont peut-être de débourser quelques euros supplémentaires pour pouvoir obtenir ce genre de mises à jour, ou alors il présenteront cela comme une nouvelle version de leur produit qu’il vous faudra racheter.

La question qui se pose est: Devez-vous faire toutes ces mises à jour ?
La réponse est simple, si ces mises à jour sont gratuites, oui

Certaines personnes vous diront: Pourquoi faire les mises à jour si tout va bien?
A cela je réponds, que le principal argument à tenir en compte est la correction des failles de sécurité, en tardant à les corriger vous risquez un jour ou l’autre d’avoir des problèmes.

Il faut savoir que même si vous avez un ordinateur disposant du meilleur anti-virus avec toutes les protections possibles, il suffit d’une mise à jour manquante pour provoquer des graves problèmes au niveau de la machine voir de votre réseau entier.

De nouvelles failles de sécurités importantes sont découvertes tous les mois, à titre d’information voici la page du site Secuser renseignant les vulnérabilités pour les principaux logiciels.

Autre argument que j’entends parfois: Faire les mises à jour posent plus de problèmes que n’en résolvent.
Il est vrai que parfois une mise à jour peut causer un nouveau problème qui n’était pas présent précédemment, mais c’est assez rare et par rapport à la multitude de problèmes que vous éviterez en ayant installé toutes les mises à jour, cela en vaut vraiment la peine.
Si les éditeurs de logiciels prennent le temps de mettre à votre disposition des mises à jour ce n’est certainement pas pour vous causer des problèmes. Surtout que cela nuirait à la renommée de leur produit.

Tout d’abord commençons par expliquer ce que l’IT appelle les [...]]]> Dans une entreprise faisant attention à la sécurité, il y a peu de chance que vous ayez les droits d’administration sur votre poste. Vous avez certainement déjà trouvé cela ennuyeux et vous avez l’impression que c’est inutile, alors pourquoi est-ce d’application ?

Tout d’abord commençons par expliquer ce que l’IT appelle les droits d’administration.

Sous Windows, il existe 2 types de compte (en fait 3, mais le 3e type, les utilisateurs avec pouvoir, est peu utilisé), les utilisateurs et les administrateurs.
Les utilisateurs pourront, comme leur nom l’indique, utiliser le PC, c’est-à-dire se servir des programmes installés sur celui-ci, employer le matériel qui y a été connecté et configuré (imprimante, webcam, …) et c’est à peu-près tout.
Les administrateurs par contre sont là pour administrer le PC, c’est-à-dire qu’il peuvent faire ce qu’ils veulent, installer/désinstaller/mettre à jour des programmes, brancher et configurer du nouveau matériel, en installer les drivers (programme servant à l’ordinateur pour communiquer avec un matériel physique, par exemple un scanner), accéder aux fichiers du système d’exploitation (Windows), gérer les permissions sur les fichiers, …

Pourquoi ne pas laisser tout le monde administrateur de son ordinateur ?

Il existe plusieurs raisons à cela:

• Il faut savoir que préparer un ordinateur pour une société peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d’applications utilisées dans celle-ci, si tout le monde était administrateur, cela voudrai dire que n’importe qui pourrait désinstaller/modifier ou endommager des applications utiles (volontairement ou involontairement). Sans compter les problèmes qui peuvent survenir en cas de changement de paramètres du système d’exploitation (Windows).

• Autre point sensible, les licences, il faut savoir que chaque programme dispose de sa licence, qu’elle soit gratuite ou non, et que certains programmes sont considérés comme gratuits pour le particulier mais pas pour une utilisation commerciale (en entreprise). Je sais par expérience que lorsque l’utilisateur d’un PC a des droits d’administration on retrouve très rapidement toute une série de programmes qui n’ont pas leur place en entreprise ou totalement inutiles (lecteur vidéo, messagerie instantanée, programme de téléchargement, jeux, barre d’outils pour le navigateur, …). En cas de visite d’organismes de contrôle, la société peut avoir des problèmes juridiques et devoir payer de fortes amendes suite à la présence de certaines applications non autorisées.

Mais vous allez me dire, moi je suis un utilisateur respectueux, je ne vais pas installer ce genre de chose sur mon poste, je ne vois pas pourquoi je ne pourrais donc pas être administrateur de mon poste.
Je vous répondrais donc: Si vous ne comptez pas installer de programme de ce type, pourquoi avoir besoin des droits d’administrations ?
Si vous désirez un programme supplémentaire et que celui-ci est compatible au niveau licence et politique de sécurité avec votre entreprise, le service IT s’occupera de vous l’installer, et sera là pour corriger d’éventuels problèmes qui surviendraient pendant ou après l’installation de celui-ci.

• Dernier point, et non des moindre, pour lequel un utilisateur ne doit pas être administrateur de son poste: Les virus, spywares, malwares et autres logiciels malveillants auxquels le PC peut-être exposé sur Internet, via une clé USB ou support permettant le transport de données.
  En effet, lorsque vous lancez un programme, celui-ci s’exécute avec votre compte utilisateur et donc vos droits, comme dit plus au si vous êtes simple utilisateur, vous ne pouvez installer de programme et vous ne pouvez modifier les fichiers systèmes, donc si par mégarde, vous essayer de lancer un virus, un malware ou autre chose, celui-ci sera exécuté avec vos droits, donc il ne pourra pas faire autant de dégâts sur la machine que si vous le lanciez avec les droits d’administration. C’est le principe de précaution de base au niveau de la sécurité.

Il est à noter que pour cette dernière raison, il est intéressant de disposer chez soi de 2 comptes sur son ordinateur privé, un administrateur pour installer ce que l’on souhaite et un utilisateur pour l’utilisation quotidienne du PC.

C’est donc pour toutes ces raisons qu’un utilisateur n’a pas de droits d’administration sur son ordinateur en entreprise.

J’espère que vous y trouverez votre bonheur, de mon côté en tout cas je me ferai un plaisir de le compléter au fur et à mesure.

Bonne lecture