Les bonnes pratiques de l’email

L’utilisation de l’email est devenue plus que commune, toute personne se connectant à Internet finie tôt ou tard par succomber à ce moyen de communication moderne. Malheureusement on oublie vite les règles d’utilisation de cet outil.

Le mail remplace de nos jours nos bonnes vieilles lettres, fini le bloc de papier ligné et le stylo à bille, place au clavier et à la souris.
Mais comme pour la lettre papier, il y a quelques éléments à respecter, tant au niveau politesse qu’au niveau technique.

De quoi se compose un email? Voici les différents éléments faisant partis d’un email et les bonnes pratiques liées à ceux-ci

• Un expéditeur: Vous en l’occurrence, il s’agira de votre email composé de ce fameux @. Il est très facile aujourd’hui de disposer d’une ou plusieurs adresses email. Lorsque vous envoyez un email choisissez toujours de le faire avec l’adresse email la plus adéquate, évitez les adresses du type totoleplusbeau@hotmail.com ou lastardu59@gmail.com pour l’envoi d’emails importants comme une demande d’emploi ou de stage par exemple, préférez une adresse prenom.nom@…. Ou encore mieux prenom@nom.be (.be pour la Belgique dans ce cas) si vous en avez l’occasion.
  Pour plus d’informations sur les adresses emails je vous invite à lire cet article
• Un ou plusieurs destinataires: quelques règles à respecter quant aux destinataires, la première d’entre-elles est d’éviter d’envoyer l’email à plusieurs adresses d’une même personne, en effet ce n’est parce que celle-ci recevra plusieurs fois celui-ci qu’elle vous répondra plus vite! Si vous hésitez sur le choix d’une adresse le plus simple est de voir avec quelle adresse cette personne vous a envoyé son dernier email. Ou encore mieux de lui poser la question, car certaines personnes utilisent volontairement plusieurs adresses pour envoyer leurs emails, et cela en fonction de la situation (une adresse professionnelle, une adresse privée, une adresse pour les inscriptions sur Internet, …)
  2e règle importante, si vous devez envoyer le mail à plusieurs personnes, il faut déterminer le champ dans lequel placer l’adresse.
  Vous avez à disposition 3 champs:
• A: Il s’agit du champ de base pour les destinataires, vous y placerez les adresses des personnes à qui l’email est adressé.
• CC: ou Copie Carbone, ce champ contiendra la liste des personnes devant recevoir une copie de votre email, ces personnes n’étant pas directement concernées par celui-ci.
  Exemple vous envoyez un email à votre agent de voyage, vous placerez donc celui-ci dans le champ A, par contre vous placerez votre époux ou épouse dans le champ CC car l’email ne lui est pas directement adressé, mais son contenu (et la réponse) est susceptible de l’intéresser
• CCI: ou Copie Carbonne invisible, tout comme le champ CC, il s’agit d’une copie de votre email qui sera envoyé à des personnes indirectement concernées. La différence avec le champ CC est située dans le fait que les destinataires ne verront la liste des personnes placées dans le champ CCI
  Ce champ est très utile si vous désirez transmettre un email à pas mal de personnes sans pour autant que celles-ci récupèrent toutes les adresses de vos connaissances.
  Par exemple vous organisez un barbecue et vous envoyez l’invitation par email, plutôt que de mettre tous les destinataires dans le champ A, placez-les en CCI, dans le champ A vous pouvez placer votre adresse. Le mail partira donc vers votre adresse ainsi que vers tous vos invités, mais ceux-ci verront que le mail a été envoyé vers votre adresse, sans voir la liste des autres adresses.

• Le sujet: Très important, il permettra à votre destinataire de juger rapidement du contenu de votre email, il pourra ainsi par exemple définir ses priorités de lecture s’il n’a pas le temps le lire l’entièreté de sa boîte.
  Evitez  d’écrire votre sujet entièrement en majuscule, c’est comme si vous hurliez celui-ci.
  Si vous ne définissez pas de sujet, il y a de fortes chances pour que votre email n’arrive pas à destination, il sera bloqué par les filtres anti-SPAM.

• L’indicateur important: Ce petit point d’exclamation rouge que vous pouvez ajouter sur votre email pour signaler que celui-ci est important. Votre email sera un peu plus visible au niveau de la boîte de votre destinataire, à ne pas utiliser à tort et à travers.

• L’accusé de réception: Si vous demandez un accusé de réception, chaque serveur par lequel votre email transitera vous signalera qu’il a bien transmis celui-ci au serveur suivant, et le serveur hébergeant la boîte de votre destinataire vous signalera qu’il a bien remis l’email dans la boîte. Ça c’est la théorie, en pratique beaucoup de serveur ont cette fonctionnalité désactivée, il est donc fort probable que vous ne receviez pas tous les messages, voir aucun message d’information.

• L’accusé de lecture: Vous pouvez demander un accusé de lecture sur votre email, lorsque votre destinataire recevra votre email, son client de messagerie (Outlook, Thunderbird, Windows Mail, …) lui indiquera que vous avez demandé un accusé de lecture et il aura le choix de l’envoyer ou non. Donc, ce n’est pas parce que vous n’avez pas reçu votre accusé que votre mail n’a pas été lu, c’est juste parce que votre destinataire n’a pas souhaité l’envoyer, ou bien encore parce que son client de messagerie par lequel il récupère ses emails ne gère pas cette fonctionnalité.
  Evitez de demander systématiquement des accusés de lecture sur tous vos emails, à la longue cela devient très vite agaçant pour vos destinataires. Préférez utiliser ce système pour avoir des confirmations de lecture sur des mails important et pour lequel vous n’attendez pas forcément une réponse.

• Les pièces jointes: Vous pouvez joindre des fichiers à votre email. Ici aussi quelques règles s’imposent. Tout d’abord la taille totale des fichiers que vous envoyez ne doit pas être excessive, un mail de 1Mo est un très gros mail (je vous invite à lire l’article dédié à cette problématique)
  Ensuite n’envoyez pas n’importe quoi comme fichier, en effet certains types de fichiers sont réputés comme étant porteurs de virus (par exemple: les fichiers Word, les fichiers EXE, …) et risquent d’être bloqués par les logiciels de protection (Anti-Virus, Anti-SPAM,…), pour les documents préférez le PDF et pour les images le JPG ou le PNG, mais faite toujours attention à la taille des fichiers que vous joigniez.
  Attention également au nom des fichiers que vous envoyez, si vous répondez par exemple à une annonce où il vous faut joindre une photo de vous, évitez les noms du style moi.jpg ou ibiza2011.jpg, préférez l’utilisation de votre prénom et votre nom.

• Le corps du message: Voici le contenu de votre email. Le fait que ce soit un message virtuel ne vous dispense pas des formules de politesse, un bonjour en début de message et une salutation en fin ne va pas vous prendre beaucoup plus de temps.
  N’oubliez pas que, comme pour le sujet, l’utilisation des mots écrits tout en majuscule donne l’impression que vous criez ce qui est écrit.
  Evitez à tout prix le langage SMS, soyez clair dans ce que vous écrivez sinon la personne aura beaucoup de mal à vous comprendre et ne prendra peut-être pas la peine de vous lire entièrement, ni même de vous répondre.
  Une fois votre email terminé, relisez-le, une erreur d’inattention peut s’y être glissée et le rendre difficilement compréhensible.
  Faites également attention à l’orthographe, de plus de nos jours vous avez souvent un correcteur orthographique intégré, même s’il ne corrige pas toutes les fautes, utilisez-le.
  Si vous devez écrire un long mail, pensez à aérer votre texte, il sera plus facile à lire pour votre destinataire.
  Et surtout évitez toutes les fantaisies de mise en forme (changer la couleur de fond, utiliser des polices d’écritures peu courantes avec des couleurs trop vives, …), restez simple, s’il faut mettre certains éléments en évidence utilisez la mise en gras ou en italique, vous pouvez également changer la couleur du passage tout en restant dans des couleurs simples.

En respectant ces différentes règles vous email arrivera de manière plus sûr à destination (avec moins de risques de se faire bloquer par une protection Anti-SPAM), mais également vous serez agréable envers vos correspondants, il y a donc plus de chance qu’ils vous répondent rapidement (ou répondent tout court).

Dernière petite chose importante dans la communication par email. Lorsque vous recevez un email et que vous voyez qu’il vous est adressé (votre adresse apparait dans le champ A), mais que vous n’êtes pas le seul à le recevoir (d’autres personnes sont présentes dans le champ A ou le champ CC, lorsque vous répondrez, utilisez la fonction « Répondre à tous » au lieu de « Répondre » toutes les personnes qui ont reçu le mail ainsi que l’expéditeur recevront votre réponse.